הפקת אירועים עסקיים: כך מתכננים אירוע שמשיג תוצאות

״הפקת אירועים עסקיים: כך מתכננים אירוע שמשיג תוצאות״

הפקת אירועים עסקיים היא לא ״רק״ ערב נחמד עם קייטרינג ומצגת.

זה מהלך שמחבר אנשים, מזיז החלטות, ומייצר מומנטום שאפשר למדוד.

ואם כבר משקיעים זמן, כסף ואנרגיה – למה לא לעשות את זה חכם, קליל, ומדויק?

אז מה אנחנו באמת מנסים להשיג פה?

לפני שמדברים על אולם, תאורה או ״איזה קינוח מצטלם טוב״ – מדברים על תוצאה.

תוצאה היא יעד ברור שאפשר להרגיש אותו גם שבוע אחרי.

ולא, ״שיהיה מושלם״ זה לא יעד. זה משפט שאומרים כשלא רוצים לבחור.

• יצירת לידים איכותיים – כאלה שבאמת רוצים לדבר, לא רק לקחת תג.
• חיזוק קשרים – לקוחות קיימים, שותפים, עובדים, קהילה.
• השקה – מוצר, שירות, סניף, מהלך מיתוגי.
• הנעה פנימית – כנס עובדים, kick-off, יום אסטרטגיה שמדליק עיניים.
• מיצוב – כשאתם רוצים שיגידו ״הם יודעים מה הם עושים״ בלי להגיד מילה.

ברגע שהמטרה חדה, שאר ההחלטות נהיות קלות.

וגם הרבה יותר מצחיקות, כי סוף סוף יש על מה להתווכח.

3 שאלות שמסדרות את הראש (לפני שמזמינים משהו)

תחשבו על זה כמו GPS לאירוע.

בלי זה, אתם נוסעים – אבל לא בטוח לאן.

1. מי הקהל? לקוחות? מנהלים? צוות? שותפים? כל אחד מגיע עם מצב רוח אחר.
2. מה הם צריכים להרגיש? השראה? ביטחון? תחושת שייכות? ״וואו״ קטן?
3. מה הפעולה אחרי האירוע? פגישה? רכישה? הרשמה? החלטה? חידוש חוזה?

אם אין פעולה ברורה אחרי האירוע, יש סיכוי שמדובר בסתם מסיבה. מסיבה זה כיף.

אבל כאן אנחנו מכוונים למסיבה עם תוצאות.

מפת האירוע: איך בונים חוויה שלא נמרחת?

אירוע עסקי טוב לא מרגיש כמו שיעור.

הוא מרגיש כמו סיפור עם קצב.

יש פתיחה, יש מתח קטן, יש שיא, ויש נחיתה רכה שמובילה לפעולה.

• הפתיחה – 7 הדקות הראשונות קובעות הכול. כן, גם אם יש מאפים.
• הקונטקסט – למה התכנסנו? במשפט אחד שאפשר לזכור.
• הבשר – תוכן קצר, חד, מחובר לקהל. פחות ״אנחנו״, יותר ״אתם״.
• אינטראקציה – שאלה, סקר, דיון קצר. משהו שמוציא אנשים ממצב ״צפייה״.
• סיום עם כיוון – מה עושים עכשיו? איך ממשיכים את המומנטום?

הטריק הוא לא לדחוס יותר.

הטריק הוא לבחור פחות – אבל לבחור נכון.

לוקיישן, לוגיסטיקה וקפה: הפרטים הקטנים שמנצחים

כן, זה נשמע פחות סקסי מ״אסטרטגיה״.

אבל באירועים, הפרטים הקטנים הם האסטרטגיה בתחפושת.

במקום לחפש ״מקום יפה״, מחפשים מקום שמשרת את המטרה.

נגישות, חניה, תחבורה, זרימה פנימית, אקוסטיקה, נקודות מפגש, עמדות רישום.

כל אלה קובעים אם אנשים יהיו נינוחים או עסוקים בלהתעצבן בשקט.

כאן שווה להיעזר במאגר שמרכז אופציות בצורה חכמה.

לדוגמה: Allplaces יכול לעזור לסנן מקומות לפי סוג אירוע, אזור, סגנון ואווירה – בלי ללכת לאיבוד בין ״פנינה נסתרת״ מספר 400.

רגע, ומה עם הלו״ז?

לו״ז הוא לא טבלה.

הוא הבטחה.

הבטחה שאתם מכבדים את הזמן של האנשים שבאו.

• מתחילים בזמן – גם אם זה מרגיש ״לא ישראלי״. דווקא בגלל זה.
• בונים מקטעים קצרים – אנשים אוהבים לדעת שמתקרבים לסיום.
• שמים מרווחי נשימה – כי נטוורקינג לא קורה בתוך שקופיות.

תוכן שלא מרדים: איך מדברים עסקית ועדיין כיף?

תוכן טוב לא נשמע כמו מצגת שהעתיקו ממייל.

הוא חי, רלוונטי, ואפילו קצת חצוף במידה הנכונה.

כמה עקרונות פשוטים:

• סיפור לפני נתון – אנשים זוכרים סיפור. נתון צריך טרמפ.
• דוגמה מוחשית – ״איך זה נראה מחר בבוקר״.
• פחות סלוגנים – יותר תובנות שאפשר לקחת הלאה.
• הומור עדין – לא סטנדאפ, כן חיוך שמרכך.

ואם יש פאנל או דוברים?

תנו להם תדרוך קצר.

לא ״תהיו מעולים״, אלא: מה המסר, מה קצב, מה לא עושים, ואיפה נכנסת הקריאה לפעולה.

נטוורקינג בלי מבוכה: איך גורמים לאנשים לדבר?

נטוורקינג טבעי קורה כשמתכננים אותו בעדינות.

לא צריך להכריח אנשים ״להתחבר״.

רק לעצב להם סביבה שמאפשרת את זה.

• תגי שם חכמים – תפקיד, תחום עניין, משהו שמייצר שיחה.
• אזורים – פינות עמידה, ישיבה, ושקט. לא כולם ״אנשי בר״.
• שאלת פתיחה – משפט על מסך או בכרטיס: ״מה הדבר שהכי מעניין אותך השנה?״
• מארחים שמחברים – אדם או שניים שתפקידם לשדך בין אנשים.

ברגע שהשיחה מתחילה, העסק כבר עושה את שלו.

איך מודדים הצלחה בלי לנחש?

מדידה לא חייבת להיות כבדה.

היא פשוט צריכה להיות מתוכננת מראש.

• לפני האירוע – הרשמות, שיעור הגעה צפוי, פגישות שנקבעו מראש.
• במהלך – השתתפות בסקרים, זמן שהייה, ביקור בעמדות, שאלות מהקהל.
• אחרי – מספר פניות, פגישות המשך, הצעות מחיר, שיתופים, משוב איכותי.

טיפ קטן: שלחו סיכום קצר אחרי האירוע.

לא רומן.

3 תובנות, קישור למה שצריך, וקריאה לפעולה אחת ברורה.

5-7 שאלות ותשובות שכולם שואלים (בקול או בלב)

ש: כמה זמן מראש צריך לתכנן?
ת: תלוי בסוג האירוע, אבל כלל אצבע טוב הוא להתחיל מוקדם מספיק כדי לבחור מקום טוב וספקים רגועים. לחץ עושה רעש. רוגע עושה איכות.

ש: מה יותר חשוב – תוכן או חוויה?
ת: שניהם. תוכן בלי חוויה מרגיש כמו שיעור. חוויה בלי תוכן מרגישה כמו פופקורן. המנצח הוא החיבור ביניהם.

ש: איך בוחרים קונספט בלי להיסחף?
ת: קונספט טוב הוא פשוט ״מסגרת״ שמשרתת את המסר. אם הוא גונב את ההצגה – הוא כבר לא קונספט, הוא תחביב.

ש: איך גורמים לאנשים להגיע ולא רק להירשם?
ת: מבטיחים ערך ברור ומדויק, מזכירים בזמן, ומייצרים סיבה חברתית: ״מי עוד מגיע״, ״עם מי תפגשו״, ״מה תקבלו״.

ש: מה עושים אם התקציב מוגבל?
ת: בוחרים מטרה אחת מרכזית, ומכוונים אליה. עדיף אירוע קטן ומדויק מאשר גדול ומבולבל.

ש: איך לא נתקעים עם מקום שלא מתאים?
ת: עושים צ׳ק ליסט: נגישות, חניה, אקוסטיקה, זרימת קהל, גיבוי למזג אוויר, ותוכנית עבודה לספקים. ואם אתם רוצים לקצר תהליכים, אפשר לבדוק אפשרויות רלוונטיות דרך הפקת אירועים עסקיים עם Allplaces.

ש: מה הדבר הכי חשוב ביום האירוע עצמו?
ת: אדם אחד שמחזיק את התמונה הגדולה, ועוד אדם אחד שמטפל בפרטים הקטנים. אחרת הכול ״באחריות כולם״ – כלומר באחריות אף אחד.

הצ׳ק ליסט האחרון: 9 דברים שלא מדלגים עליהם

כן, גם אם אתם בטוחים ש״יהיה בסדר״.

בדרך כלל יהיה בסדר. אבל אפשר גם שיהיה מעולה.

1. מטרה אחת ראשית ועוד עד שתי מטרות משנה.
2. קהל מוגדר במשפט.
3. מסר מרכזי שאפשר לחזור עליו בלי להתבייש.
4. לו״ז עם מרווחים.
5. תוכן קצר, מדויק, וידידותי לאוזן.
6. נקודות נטוורקינג מתוכננות.
7. תוכנית גיבוי טכנית בסיסית.
8. קריאה לפעולה אחת בסוף.
9. מעקב אחרי האירוע בתוך זמן קצר.

אירוע עסקי שמצליח הוא לא קסם.

הוא תכנון חכם, החלטות פשוטות, והבנה שאנשים זוכרים איך גרמתם להם להרגיש.

כשזה קורה – התוצאות מגיעות, והאירוע לא נשאר ״עוד משהו שהיה״, אלא משהו שממשיך לעבוד בשבילכם גם הרבה אחרי שהאורות כבים.